【Excel】 Cómo utilizar las funciones TODAY y NOW

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Introducción

Excel es una herramienta esencial para el análisis y la gestión de datos. Una de sus ventajas es la posibilidad de utilizar funciones automáticas para insertar fechas y horas actualizadas. Entre estas funciones, TODAY y NOW son especialmente útiles para trabajar con la fecha actual y el tiempo exacto.

Estas funciones son muy simples y se actualizan automáticamente cada vez que se recalculan las celdas o se abre el archivo, lo que garantiza que siempre se muestre la información actual sin necesidad de intervención manual.

Este tutorial está diseñado para principiantes y proporciona una explicación detallada de cada función, acompañada de ejemplos prácticos y consejos para evitar errores comunes en su uso.

Función TODAY en Excel

La función TODAY en Excel devuelve la fecha actual del sistema sin incluir la hora. Su sintaxis es muy sencilla, simplemente escribe:

=TODAY()

en cualquier celda para que se muestre la fecha del día.

Esta función es útil para crear registros que dependan de la fecha o para calcular la cantidad de días transcurridos entre dos fechas. Por ejemplo, si deseas saber cuántos días han pasado desde una fecha específica, puedes usar la siguiente fórmula:

=TODAY() - A1

donde A1 contiene la fecha inicial. Si A1 muestra “01/01/2025”, la fórmula calculará el número de días desde esa fecha hasta el día actual.

Otro ejemplo es la utilización de TODAY para crear encabezados dinámicos en reportes. Puedes concatenar la fecha actual con texto, como en:

= "Reporte actualizado al " & TEXT(TODAY(), "dd/mm/yyyy")

Esto mostrará un mensaje como “Reporte actualizado al 19/02/2025”, dependiendo de la fecha en que se abra el documento.

Debido a que TODAY se actualiza cada vez que se recalcula la hoja, es ideal para informes que requieren fechas siempre vigentes.

Función NOW en Excel

La función NOW en Excel devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Su uso es tan sencillo como escribir:

=NOW()

en una celda, lo que permitirá mostrar la fecha y la hora en ese instante.

NOW es especialmente útil cuando se necesita registrar el momento exacto en el que se realiza un cálculo o se actualiza un dato. Por ejemplo, en hojas de registro de tiempo o en informes que deben reflejar la hora de la última actualización.

Además, puedes formatear la salida de NOW utilizando la función TEXT para adaptarla a tus necesidades. Un ejemplo sería:

= "Fecha y hora: " & TEXT(NOW(), "dd/mm/yyyy hh:mm:ss")

Esta fórmula muestra algo similar a “Fecha y hora: 19/02/2025 15:45:30”, integrando tanto la fecha como la hora actual.

A diferencia de TODAY, NOW se actualiza en cada cálculo y refleja la hora exacta, lo que la hace ideal para aplicaciones que requieren precisión en el tiempo.

Ejemplos Prácticos

A continuación, se presentan varios ejemplos prácticos que ilustran el uso de las funciones TODAY y NOW en situaciones cotidianas.

Ejemplo 1: Cálculo de Edad

Si en la celda A1 se encuentra la fecha de nacimiento, puedes calcular la edad en años con la siguiente fórmula:

=INT((TODAY()-A1)/365.25)

Esta fórmula calcula la diferencia en días entre la fecha actual y la fecha de nacimiento, dividiéndola por 365.25 para considerar los años bisiestos, y redondea el resultado al número entero más cercano.

Ejemplo 2: Plazos de Entrega

Para calcular la fecha de entrega sumando un número específico de días a la fecha actual, utiliza:

=TODAY() + 7

Esta fórmula devuelve la fecha que es 7 días posterior al día de hoy, lo cual es ideal para gestionar plazos y vencimientos.

Ejemplo 3: Registro de Hora de Entrada

Para registrar la hora exacta de entrada de un empleado, coloca la función NOW en una celda:

=NOW()

Así, cada vez que se actualice la hoja, se registrará el momento exacto en el que se produjo el cambio.

Ejemplo 4: Informe de Actualización

Si deseas crear un encabezado que indique la fecha y hora de la última actualización del informe, combina texto con la función NOW:

= "Última actualización: " & TEXT(NOW(), "dd/mm/yyyy hh:mm:ss")

Esta combinación de funciones permite generar un registro claro y actualizado de cuándo se realizó la última modificación en el documento.

Combinación con Otras Funciones

Las funciones TODAY y NOW pueden integrarse con otras funciones de Excel para realizar cálculos más complejos y personalizados.

Por ejemplo, es posible extraer partes específicas de la fecha actual utilizando las funciones YEAR, MONTH y DAY:

=YEAR(TODAY())

Esta fórmula devuelve el año actual.

=MONTH(TODAY())

Esta fórmula devuelve el mes actual.

=DAY(TODAY())

Esta fórmula devuelve el día del mes actual.

Con estas funciones, puedes crear fechas personalizadas. Por ejemplo, para obtener el primer día del mes actual, utiliza:

=DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(TODAY()), 1)

Esta fórmula genera la fecha correspondiente al primer día del mes en curso.

Asimismo, combinar NOW con funciones de texto te permite formatear la hora de diferentes maneras, adaptándola a distintos estilos de presentación en tus informes.

Errores Comunes

Aunque las funciones TODAY y NOW son muy útiles, los usuarios principiantes pueden cometer algunos errores comunes al utilizarlas.

Actualización Automática

Un error frecuente es asumir que la fecha o la hora se actualizan de forma manual. En realidad, estas funciones se recalculan automáticamente al actualizar la hoja o al abrir el archivo.

Si necesitas valores estáticos, deberás copiar y pegar los resultados como valores fijos en lugar de dejar las fórmulas activas.

Formato de Celdas

Otro error común es no configurar correctamente el formato de las celdas. Es importante que las celdas que contienen TODAY o NOW tengan el formato adecuado (fecha o fecha y hora) para mostrar los datos correctamente.

Para cambiar el formato, selecciona la celda, haz clic derecho y elige “Formato de celdas”. Luego, selecciona el formato deseado en la pestaña “Número”.

Errores de Sintaxis

Asegúrate de escribir correctamente el nombre de la función y de incluir los paréntesis. Un error en la sintaxis, como olvidar los paréntesis, puede provocar que Excel no reconozca la función.

Recuerda que, según la configuración regional, Excel puede requerir comas (,) o puntos y coma (;) como separadores en las fórmulas.

Conclusiones

Las funciones TODAY y NOW son herramientas fundamentales en Excel para trabajar con fechas y horas de manera dinámica y automática. Su uso adecuado permite optimizar reportes, cálculos y el manejo de datos en tiempo real.

Hemos explorado el funcionamiento básico de cada una, sus aplicaciones prácticas y la manera de combinarlas con otras funciones para ampliar su utilidad.

Es importante tener en cuenta que estas funciones se recalculan de forma automática, lo que puede afectar el registro de datos si se requiere que la información se mantenga estática. En esos casos, es recomendable copiar y pegar los valores resultantes.

La práctica constante es clave para dominar estas herramientas y aplicarlas de manera eficaz en tus proyectos. Experimenta con diferentes fórmulas y casos de uso para descubrir todo el potencial de Excel.

Además, recuerda que existen numerosos recursos en línea, tutoriales y comunidades de usuarios que pueden ayudarte a profundizar en el manejo de Excel y sus funciones.

Utiliza estos conocimientos para crear informes dinámicos, gestionar tiempos y automatizar tareas cotidianas, lo que sin duda mejorará tu productividad.

Experimenta integrando gráficos, tablas dinámicas y otros elementos que se actualicen automáticamente gracias al uso de TODAY y NOW.

Con el tiempo, verás que el dominio de estas funciones te permitirá optimizar procesos y ahorrar tiempo en tus labores diarias.

Mantente siempre actualizado y sigue explorando nuevas funciones y combinaciones para potenciar tu trabajo con Excel.

¡Buena suerte en tu camino para convertirte en un experto en Excel!